Privacyverklaring
Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Eqinful en/of Xinful, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.
Eqinful en/of Xinful, gevestigd aan de Broeksteeg 3 te Haaren, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@eqinful.nl of info@xinful.nl.
Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
Om onze dienstverlening goed uit te kunnen voeren is het in enkele gevallen om bijzondere persoonsgegevens te inventariseren. Het gaat dan om informatie omtrent de fysieke gezondheid en de emotionele en/of psychische gesteldheid welke door ons worden verzameld en geinventariseerd en schriftelijk worden vastgelegd. Dit in het kader van een correcte beeldvorming met betrekking tot de diagnostiek en behandeling. Ben je van mening dat wij onterecht of zonder toestemming deze gegevens hebbeb verzameld en hebben vastgelegd, neem dan contact met onz op via support@eqinful.nl of support@xinful.nl verwijderen wij, indien mogelijk, de vastgelegde informatie.
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker van onze websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon hebben verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via info@eqinful.nl of info@xinful.nl en dan verwijderen wij deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door ons worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.
Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Wij helpen graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons bellen,
e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via derden in verband met onze dienstverlening.
Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kunnen we ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad. Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Jouw bericht
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen
Voordat we voor je aan de slag gaan sturen we je een offerte. Hiervoor slaan we de volgende gegevens van je op:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
3. Om een overeenkomst uit te voeren, contact met je op te nemen om intake- en coachingsessies met je in te plannen, je een intakeformulier toe te sturen, aantekeningen en/of opnamen van coachingsessies te maken, bestellingen naar je op te sturen en afspraken met je te kunnen maken.
Als je bij ons diensten afneemt en/of producten bestelt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
4. Om je te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan starten wij een incassotraject. In verband met facturatie & incasso slaan we de volgende gegevens van je op:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Kamer van Koophandelnumer (optioneel)
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.
5. Om je ons e-book en onze nieuwsbrief toe te kunnen sturen.
Als je bij ons digitale producten hebt besteld, of je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief slaan wij de volgende gegevens op:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming en uitvoering van de overeenkomst.
6. Om je in te schrijven voor webinars en/of masterclasses en je informatie met betrekking tot onze webinars en (online) diensten toe te sturen.
Als je je hebt ingeschreven voor een webinar, masterclass of online dienst sturen we je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan slaan wij de volgende gegevens van je op:
- Naam
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
7. Om jouw review op onze website en/of social media te kunnen delen.
Als je ons een review hebt gestuurd, publiceren wij deze op onze website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat dan slaan wij de volgende gegevens van je op:
- Naam
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Functie / beroep
Wettelijke grondslag: toestemming.
8. Om effectief advertenties en marketing te kunnen uitvoeren.
Om effectief te kunnen adverteren en te kunnen zien hoe onze advertenties presteren maken wij gebruik van de Facebook Conversion API. Wanneer je ons via de cookie banner toestemming geeft voor het gebruik van de Facebook Conversion API dan kunnen de volgende gegevens vanaf onze server naar Facebook gestuurd worden:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- IP-adres
Wettelijke grondslag: toestemming.
Cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken
Eqinful en/of Xinful gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld.
Daarnaast gebruiken wij analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van onze bezoekers te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan de website te kunnen verbeteren. Last but not least maken we soms ook gebruik van tracking cookies (Facebook pixel) zodat we je op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en social media bedrijven. Als we je toestemming nodig hebben om cookies te mogen plaatsen dan vraagen we je dit tijdens je eerste bezoek aan deze website. We verwijzen je daarbij ook naar onze cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Zoals eerder in deze privacyverklaring aangegeven maken wij gebruik van de Facebook Conversion API om effectief te kunnen adverteren. Deze techniek wordt pas actief wanneer je hiervoor akkoord geeft in de cookiebanner.
Doorgifte aan partners
Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
- Onze nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
- Onze post versturen (PostNL en DPD)
- Onze betalingen & incasso’s afhandelen (Plug & Pay, Mollie, WooCommerce, E-boekhouden)
- Onze webhosting verzorgen (Hoasted BV)
- Onze boekhouding verzorgen (Klijn administratiekantoor)
- Onze webinars verzorgen
- Onze online meetings verzorgen (Zoom en/of MS Teams)
- Onze klanten/patiënten administratie (Vetocare)
Met subverwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Wij werken alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.
Enkele van onze partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. Met deze partners hebben wij passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.
Doorgifte aan derden
In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten Eqinful en/of Xinful, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat wij verplicht worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.
De beveiliging van jouw gegevens
Eqinful en/of Xinful heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.
Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang wij samenwerken met deze partijen.
Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.
Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijderen wij 2 jaar na ons laaste contact.
E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.
Facturen en offertes:
Facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar verwijderd. Je gegevens blijven tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem.
Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment jouw gegevens zelf uit ons nieuwsbrief systeem verwijderen.
Opnamen van coachinggesprekken:
De opnamen van de coachinggesprekken bewaren wij voor de duur van onze samenwerking tenzij jij ons eerder verzoekt de opnamen te verwijderen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Eqinful en/of Xinful. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@eqinful.nl of info@xinful.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vragen wij je deze ook mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Eqinful en/of Xinful wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij ons aan de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen naar info@eqinful.nl of info@xinful.nl. Wij kunnen dan direct actie ondernemen.
Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Eqinful en/of Xinful verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Eqinful en/of Xinful accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.
Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Eqinful en/of Xinful om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf. Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief waar wij je op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.
In ieder geval raden wij je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Eqinful en/of Xinful ga je akkoord met deze wijzigingen.
Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, info@eqinful.nl of info@xinful.nl of per post:
Eqinful en/of Xinful
T.a.v.: Anne Lem - van der Burgt
Broeksteeg 3
5076 SB Haaren
Eqinful en/of Xinful is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80879233.
Versie: mei 2022